行銷人必學!資深國外業務告訴你:高回覆EDM開發信就要這樣寫!

today 2021-06-01
local_offer B2B海外開發基本功
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【這篇適合】


*想從事外銷開發的中小企業夥伴
*不知如何撰寫開發信的業務經理
*想節省時間達到開發效率的主管
*尋找國內外合作夥伴的創業家


       從業多年來,工作狂的我養成一個習慣: 每天起床第一件事,不是沖咖啡、不是洗臉刷牙,而是開啟收件匣看有沒有新郵件 ,並即時回覆信息,身邊許多企業朋友也有這樣的習慣,可見電子郵件在商業中扮演重要角色,閱讀許多國內外寄給我們的業務開發信後,從信中不僅能看出公司的專業項目,更是業務經理的撰文能力。

       當一間企業每日幾十甚至上百封的郵件如雪片飛來,無法一時間消化這麼多信件時,言簡意賅、邏輯清楚及條理分明是EDM的關鍵之一,相信沒有人想在公司做長篇閱讀測驗吧! 有別於西方文化在開發信中著重撰寫內容,台灣喜歡用豐富的上色文字、鮮豔的圖片代替,就像路邊的傳單一樣,一方面失去信件內容的正式與誠懇,更容易因視覺疲勞、銷售目的太強被視為「垃圾信件」而直接扔進垃圾桶。

如何提升EDM開信及回覆率呢? 


「結構內容」:結構內容是否符合商業格式? 是否具商業之專業性?

「換位思考」:若是您收到了自己所撰寫之信件,會不會想點擊閱讀?

「說服行動」:是否打中客戶痛點? 以及啟發客戶行動?

結構部分,我們可以將開發信分為主旨內文:

撰寫主旨


主旨決定開發信是否被點擊的關鍵 ! 客戶閱覽主旨時大約僅幾秒的時間,就會判斷是否點擊或移至垃圾桶,建議文字字符不要太多,太多會因版面限制而被換行或以…呈現;主旨內容更要呈現出關鍵詞、減少標點符號,若您能在主旨附上問句打中客戶痛點、或寫出自己的優勢、優惠/特惠都是增加開信率的方式

+以問句打中客戶痛點

+展現自我優勢

+加上客戶名字

+加入和時事相關的主題

-主旨字數過多

-標點符號太多

SPQ® ,a famous FDA grade screw manufacturer in Taiwan
John, are you looking for the best quality wire set?

【Free sample】100% Organic oil , GMP and Halal certification

Innovation Packing - Gel, Liquid, Powder in various type Sachets - reducing 70% space in shipping for your Skin Beauty Supplements

撰寫內容架構


我們可以將其分成五個區塊

1.

 【開頭】 避免稱呼Sir and Madam,沒有特定對象且太過廣泛,且多人會直覺認為「這是廣發郵件,應該是銷售」「這封信到底要給誰」,應以對方名字/職稱(例如Purchasing Manager,採購經理) 為稱呼,既表尊重也備感親切,另外如果公司有很多產品線,可再前面加上該特定產品名在加職位Garden Shears Purchasing Manager。

 【問候】 說明如何得知對方 (以免對方感到詫異,你從何處知道我的)
We noticed your company from Taipei auto show.
Glad to know four company from ICC.

 【介紹公司】 介紹自身公司的歷史與合作夥伴等
Our company, oo, specialized in OO for 48 years, with customers A、B、C, etc. We have five branches in Vietnam and Taiwan. We employ more than 500 people .We specialized in OO for 48 years, with customers A、B、C, etc., We hope to find a way to cooperate with you.

2.
承接前段的簡介,若您已瀏覽並了解該公司網站與資訊,即可針對該客戶的需求與服務項目,開始聚焦在單一型號的產品,並列出該型號的優勢(認證、良率等),您也可以針對該產業的痛點去提出解決方案 (例如:競品普遍有溫度過高的問題,自家的產品解決了這個情況)
We hope to establish the business relationship with you! We launched a new oo model last month. We have pioneered new ways of reducing energy costs and high temperature! This model is very suitable and durable for your device. It’s robust and could run in very low temperature. If you would like to know more information, please visit www.oo.com. 

優勢部分可列表
We guarantee 100% made in Taiwan
5-year warranty
Virus free, Top class quality, no delay
We guarantee manufacturer has CE, SGS and FDA certification

3.
如漁夫捕魚,前兩段像在灑網及釣餌 (講述該產品的優勢),當魚群(意願與興趣)湧入後,第三段可慢慢開始收網,表達自己的目的,邀請客戶做出行動(測樣、線上會議了解彼此、成為代理商、電話聯繫等)
If you were interested to model XXX, would you like to test our sample?
Possible we could arrange a phone call meeting via zoom to talk model XXX on 13th March 2pm(GMT+8)?
Would you be able to chat on the phone for 10 minutes to know us next week on Mon at 10 pm (GMT+8)? (注意時差)
We are looking for great distributors, wholesalers, retailers to collaborate and promote in the local market. I would like to invite you discussing further corporation via zoom to talk model XXX on 13th March 2pm.

4.
最後,別忘了向對方表達感謝,並靜候對方的回覆、或者轉寄予相關負責人
Thanks for taking your time to read my Email. If you are not right contacts, please kindly transfer to relevant parties.
I am looking forward to your reply.
I look forward to hearing from you soon.

5.
寄件人資訊:記得附上祝福語公司聯絡資料

祝福語
Yours sincerely,
Respectfully,
Sincerely,
名稱、職稱、電話、(可再加上地址)
Tina Huang
Project Manager, XXX company
+886(切記要加上國碼)-933-xxx-xxx

撰寫時有什麼要注意的呢?


* 寄送前先行研究客戶網站、查找該客戶海關數據的採購行為,不僅能找到keyman,更能針對該公司服務背景及項目撰寫EDM,啟發客戶興趣

* 避免用Sir and Madam等廣泛稱呼,應稱呼對方名字/職稱

* 避免附上過多圖片、連結或附件,一些客戶會擔心夾帶檔案或不明連結(尤其是短連結),若要夾帶附件,要在內文說明該附件或連結為何,如: I’ve attached… Enclosed please find…

* 應言簡意賅、分段清楚,太長的內文會影響閱讀意願

* 遇到時間、電話時,應標明時差及國碼

* 避免過度宣傳,保持黃金比例: 40%銷售、60%分享產業資訊

* 可運用顏色設計EDM,但忌顏色過多,建議三種顏色以內即可

* 中文跟英文標點符號分開、全形半形不要混用

撰寫完成後有什麼要注意的呢?


撰寫完成後,再次瀏覽信件是否有需修改之處,換位思考,以客戶角度,您的優勢是否能吸引他? 完成後即可寄送並靜候佳音了,不過開發信就像煮菜一樣,仍需多方嘗試改良,才得以成美味佳餚;開發信一樣要「勤寫」,以不同內容發送後(也就是行銷說的A/B test),透過開信率、閱覽率及回覆率評估哪一個版本比較好後、持續優化開發信,藉此評估效果;誠然,從撰寫到優化的過程需要蠻多時間。

若不知如何下筆、如何追蹤成效以提高效率、欲節省時間成本時,美佳能全球開發系統不僅能尋得適合您產業的潛在客戶、找到keyman決策者、還能製作開發信範本並自動發送郵件行銷,寄送後亦能整合、追蹤管理後續客戶、評估成效等,這樣一條龍式的系統服務不僅節省時間、提高效率,創造源源不絕的金流與商機,更是中小企業、創業家與外貿公司的行銷利器。



EDM開發信是經驗與實力的累積,外加一點運氣,而隨著社交媒體崛起,發展幾十年的Email卻未被取代,企業、個體用戶反倒持續增加,全球用戶突破40億大關,更發展出自己的「商業電郵文化」,那電子郵件到底有什麼魅力呢? 下一篇文章告訴您!

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